TL;DR: Estoy recomendando el servicio de SmartBnB.io
Les presento SmartBnB
Yo tengo algún tiempo utilizando SmartBnB para automatizar algunas de las comunicaciones de mis 3 propiedades en Airbnb. Antes manejaba también Homeaway/VRBO y SmartBnB me ahorraba muchísimo tiempo porque puede manejar varias plataformas y varias propiedades al mismo tiempo.
Actualmente sólo manejo mis propiedades por medio AirBnB, y aunque el sistema de comunicación automatizado de la plataforma es una herramienta muy útil, carece de la sofisticación y las opciones que me ofrece SmartBnB.
Mensajes automáticos
Cada vez que un huésped me hace una solicitud de reservación, SmartBnB le envía automáticamente un mensaje de mi parte en inglés o en español dependiendo de qué idioma maneje (el sistema maneja muchos idiomas, puedes utilizar los que gustes), diciéndole al huésped que será un placer recibirlo en sus fechas y ofreciéndole información adicional. Puedes utilizar "short codes" que rellenan automáticamente nombres, apellidos, fechas, e incluso puedes crear los tuyos propios con respuestas, información específica, etc. para no tener que escribir lo mismo una y otra vez, sólo escribes el código, por ejemplo %respuestas% y listo.
También envío un mensaje automático cuando alguien hace una reservación instantánea. Inmediatamente les llega un mensaje agradeciéndoles y confirmando su reservación para tal fecha y tal cantidad de personas, pidiéndoles por favor que revisen bien precisamente sus fechas y la cantidad de personas (muchas veces los huéspedes tienen que corregir este último dato porque lo pusieron mal), les pido que lean bien la descripción de mi casa y que se aseguren que es adecuada para la cantidad de personas. Les envío el reglamento de mi casa y del residencial o condominio, y les pido que toda comunicación sea por medio de la plataforma.
Dos días antes de su check-in, le envío al huésped otra vez una corroboración de sus fechas y cantidad de personas, les pido que me digan a qué hora van a llegar, les explico que su check-in es a partir de tal hora y que cualquier otro horario deberá ser acordado mutuamente por adelantado por escrito por medio del sistema de mensajería de la plataforma, porque nuestra casa pudiera estar ocupada en ese momento. Y procedo a describir tan claramente como me es posible las instrucciones de check-in: domicilio, enlace a Google Maps, dónde recoger las llaves o los códigos de las cerraduras, o les explico que por seguridad los códigos se los haré llegar unas horas antes de su llegada en otro mensaje. Donde estacionarse, cómo entrar a la propiedad, cómo abrir las puertas, los códigos de Internet, cómo usar la televisión, e incluso agrego recomendaciones para su seguridad en México. El día de su llegada le envío una lista de cosas qué hacer en el área, restaurantes, bares, diversión, etc. A la mañana siguiente les pregunto cómo amanecieron, cómo estuvo la temperatura, y me pongo a sus órdenes para cualquier duda o ayuda que pudieran tener. Un día antes de su salida les envío un mensaje con instrucciones para su check-out junto con mi agradecimiento. Días después les escribo para pedirles, amablemente, si me pudieran dejar una reseña.
Además hay otros mensajes automáticos que envío como cuando pre-apruebo una estadía o cuando se vence la pre-aprobación, cuando hay problemas con el pago, etc.
Reseñas
Otra cosa interesante que tiene este servicio es que te permite enviar reseñas automatizadas. Simplemente escribes varias reseñas genéricas en inglés y en español, y si tu huésped ha sido un buen huésped y sólo tienes cosas buenas qué decir, dejas que el sistema envíe la reseña automáticamente días después del check-out.
Pero si crees que el huésped te va a dejar una mala reseña, puedes optar por definir la reseña pendiente como mala y el sistema automáticamente la enviará a Airbnb justo antes que se venza el plazo para enviarla, y de esta manera, la reseña del huésped aparecerá en tu perfil con suerte debajo de otras reseñas nuevas más recientes. Esto es porque las reseñas las ordena Airbnb por orden de fecha de reservación, no como han sido enviadas. Si tuviste varios huéspedes después del huésped que crees que te va a dejar una reseña mala, entonces van a aparecer las reseñas buenas y nuevas de tus huéspedes posteriores, y cuando aparezca la reseña mala, quedará abajo de estas, y también con suerte, no será la primera que tus visitantes lean.
Comunicación Centralizada
Se me olvidaba esta parte: puedes manejar todas tus comunicaciones por medio de SmartBnB ya sea por la página o por su App (sí, tiene aplicación móvil). Y si manejas varias plataformas además de Airbnb, como VRBO o Flipkey, esto te hace súper fácil el trabajo de estar al día en tu mensajería desde un sólo lugar, en vez de estar revisando conversaciones en cada una de las plataformas. Incluso puedes delegar ciertas comunicaciones con tus huéspedes con otros miembros de tu equipo sin tener que darles acceso a tu cuenta de Airbnb ni hacerlos Co-anfitriones.
Calendarios Unificados
SmartBnB también tiene un calendario donde te aparecen todas las reservaciones de todas tus propiedades en todas tus plataformas. Puedes filtrar por recámaras, ciudad, si tiene check-ins, check-outs, cuáles están disponibles, cuáles ocupadas, cuál plataforma, qué tipo de propiedad, etc.
La sincronización de calendarios te evitará que hagas reservaciones dobles.
Otras Herramientas Disponibles
También tiene otras herramientas que yo no utilizo, como la comunicación con tu equipo de limpieza y la creación de tareas pendientes de hacer. Por ejemplo, si un huésped va a salir a las 11 am tal día, el sistema crea una tarea para tu equipo de limpieza y les envía mensajes (también por correo y por SMS) para que vayan a limpiar a cierta hora. Cualquier cambio, el sistema actualiza las tareas automáticamente. Y puedes sincronizar tus calendarios externos por medio de enlaces iCal. Con esta herramienta puedes tener el detalle de todo tu equipo a la mano y automatizado.
Smartbnb también te lleva una medición de tu negocio. Te ayuda a encontrar patrones en reseñas y reservaciones, la carga de trabajo de tu equipo, etc.
¡Ah! Lo olvidaba, también SmartBnB tiene un sistema llamado "heartbeats" que envía cada hora una señal a Airbnb de que su propiedad está actualizada, de esta manera y de acuerdo a los logaritmos de Airbnb, tu propiedad deberá estar entre los primeros lugares que les aparecen a los usuarios en sus búsquedas.
Les dejo aquí el link por si les interesa:
"SmartBnB te ahorra horas en mensajes y tareas rutinarias y te ayuda a eficientar tu negocio"
Declaración: Haciendo click en el enlace para suscribirse al servicio de SmartBnB.io me aportará alguna ganancia como afiliado. Esta no es la razón de mi preferencia por su servicio, yo lo utilizo diariamente para manejar mis propiedades y estoy muy contento de haberlo contratado.
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